اطلاعیه شماره 8 - نحوه و ترتیبات ارائه وکالت‌نامه در مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت اول) و (نوبت دوم)
ماده 15- شیوه‌نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان
مطابق تبصره 1 ماده 52 آیین‌نامه اجرائی قانون نظام مهندسی و کنترل ساختمان و ماده 15 شیوه‌نامه نحوه تشکیل و اداره مجمع عمومی هر عضو حقیقی سازمان استان می‌تواند حداکثر از دو عضو دیگر برای حضور در مجمع و دادن رأی وکالت بگیرد. وکالت‌نامه باید در دفتر اسناد رسمی یا حداقل بیست و چهار ساعت قبل از برگزاری مجمع در سازمان استان تنظیم و امضا شده باشد. وکالت‌نامه اعم از اینکه در دفتر اسناد رسمی یا سازمان استان تنظیم شده باشد، باید در دبیرخانه سازمان استان ثبت شود و در صورت عدم ثبت آن در مجمع قابل‌پذیرش نیست. اعضایی که حق رأی خود را تفویض می‌کنند باید کارت عضویت معتبر خود را برای حضور در مجمع ضمیمه وکالت‌نامه کنند و نمی‌توانند جداگانه در مجمع و رأی‌گیری شرکت نمایند. متن وکالت‌نامه‌ای که باید توسط عضو اعطا شود فقط برای همان مجمع اعتبار دارد.
رعایت موارد زیر برای اعتبار وکالت‌نامه الزامی است:
الف- اعتبار عضویت وکیل و موکل در زمان تنظیم و اعطای وکالت و نیز روز برگزاری مجمع.
ب- وکالت حضور در مجمع و اعمال رأی باید به‌صورت مطلق، تام‌الاختیار و بلاعزل اعطا شود و هرگونه ادعای بعدی موکل مبنی بر مقید و محدود بودن وکالت یا عزل وکیل، قابل‌قبول نبوده و درج هرگونه قید و شرط در این خصوص به‌منزله عدم اعطای وکالت‌نامه به وکیل است.
پ- وکالت‌نامه باید شامل نوبت مجمع و روز برگزاری آن باشد، در غیر این صورت وکالت صادره فاقد اعتبار است.
ت- وکالت‌نامه حضور در مجمع در صورت اعلام تنفس در جلسه یا جلسات بعد که ادامه همان مجمع بوده به شرطی دارای اعتبار است که در متن وکالت‌نامه ذکر شده باشد.
ث- اعطای وکالت در جلسه مجمع و بدون تشریفات فوق قابل‌قبول و دارای اعتبار نیست.
الف) وکالت‌نامه در دفتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد:
- وکالت‌نامه طبق مفاد پیوست 1 در دفتر اسناد رسمی تنظیم شود.
- وکیل با در دست داشتن اصل وکالت‌نامه، کارت عضویت موکل و کارت عضویت خود حداقل 24 ساعت قبل از تشکیل مجمع به دبیرخانه واحد عضویت واقع در ساختمان مرکزی سازمان، طبقه 1- مراجعه نماید.
- اصل وکالت‌نامه هنگام حضور در مجمع همراه با کارت عضویت وکیل و موکل ارائه گردد.
ب) تنظیم وکالت‌نامه در سازمان:
- وکیل و موکل با در دست داشتن کارت عضویت به واحد عضویت واقع در ساختمان مرکزی سازمان طبقه منفی یک مراجعه نمایند.
- فرم وکالت‌نامه (پیوست 2) را تکمیل و تاییدات مندرج در ذیل وکالت‌نامه را از واحد عضویت اخذ نمایند.
- فرم را در دبیرخانه عضویت سازمان ثبت و به مهر و امضای دبیرخانه برسانند.
- اصل وکالت‌نامه تنظیم شده همراه با کارت عضویت موکل و وکیل جهت حضور در مجمع ارائه گردد.
لازم به ذکر است که هر وکالت‌نامه برای شرکت یک نوبت مجمع عمومی اعتبار دارد و اصل وکالت‌نامه هنگام ثبت‌نام جهت شرکت در مجمع عمومی اخذ می‌گردد.
توجه:
- صرفاً آن دسته از اعضای سازمان که دارای پروانه اشتغال به کار مهندسی نمی‌باشند، به‌منظور ارائه وکالت‌نامه در مجمع می‌توانند به جای امضا و مهر مهندسی از امضا و اثر انگشت بهره‌گیری نمایند.
- شرکت در مجمع و رأی‌دهی برای آن دسته از اشخاصی که کلیه فرآیندهای لازم را به‌منظور اعتبار عضویت خود تکمیل نموده و به اتمام رسانیده‌اند و صرفاً در انتظار دریافت نسخه فیزیکی کارت خود می‌باشند-با تأیید آن سازمان- بلامانع اعلام می‌گردد.
دانلود فرم پیوست 1
دانلود فرم پیوست 2
به اطلاع اعضای محترم سازمان می‌رساند:
فرآیند تنظیم و ثبت وکالت‌نامه شرکت در مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت اول) و (نوبت دوم) در واحد عضویت سازمان در طبقه 1- به شرح زیر انجام می‌شود:
- مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت اول) روز شنبه مورخ 9 مهز 1401:
روزهای پنجشنبه 31 شهریور 1401و 7 مهر 1401، ثبت وکالت‌نامه‌های تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی و یا اعطای وکالت حضوری مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت اول)، در واحد عضویت و صدور پروانه از ساعت 9 صبح الی 12 امکان‌پذیر است.
- مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت دوم) روز دوشنبه مورخ 18 مهر 1401:
در صورت عدم تشکیل مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت اول)، روزهای دوشنبه 11 مهر 1401، سه‌شنبه 12 مهر 1401و شنبه 16 مهر 1401 از ساعت 9 صبح الی 13 و روز یکشنبه 17 مهر 1401 از ساعت 9 صبح الی 15، ثبت وکالت‌نامه‌های تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی و یا اعطای وکالت حضوری مجمع عمومی عادی سالانه (نوبت دوم)، در واحد عضویت سازمان امکان‌پذیر است.